21 عادت مدیریت زمان

منبع : گروه ترجمه 55 آنلاین

در ابتدای هر شغل و حرفه ای، یکی از دشوارترین مهارت ها برای تسلط یافتن و خوب یاد گرفتن آن، مدیریت زمان است.

شما می توانید زمان زیادی را با تلاش برای انجام چند کار و وظیفه، یا تمرکز بسیار زیاد بر جزئیات غیر ضروری و بی اهمیت به هدر دهید.

اِتین گاربوگلیÉtienne Garbugli، مؤلف و طراح مونترالی (یکی از شهرهای کانادا) با تمام این مشکلات دست و پنجه نرم کرده است. وی با بالا رفتن سنش یاد گرفت که چطور زمان و حجم کار خود را بطور مؤثرتری مدیریت کند و آنچه را که برایش مفید بود تجزیه و تحلیل کرد و راه و روش کارآفرینان را دنبال کرد.

در سال 2013، ارائه وی با موضوع "26 مهارت مدیریت زمان که آرزو می کردم در 20 سالگی بدانم"، عنوان محبوب ترین ارائه سال را از آن خود کرد. او امسال نیز ارائه ای با موضوع "25 مهارت مدیریت زمان برای شروع سال جدید" را دنبال کرد. 

 

ما گلچینی از این دو ارائه را به همراه چند مفهوم دیگر جمع آوری کرده ایم. شما باید این عادات را زمانی که جوان هستید بکار ببرید، زیرا آنها مربوط به یک کارآموز و مبتدی 22 ساله تا یک مدیر 50 ساله هستند.

1.      زمان همیشه وجود دارد.

شما هرگز نمی توانید "زمان را به آخر برسانید". اگر شما چیزی یا کاری را در زمان خودش به پایان نرسانده اید، به این دلیل است که شما به اندازۀ کافی به آن بعنوان یک امر ضروری و لذت بخش توجه نکرده اید.

2.      روزها همیشه سریع تر از آن چیزی که انتظارش را دارید به پایان می رسند.

در بین کارهایتان فلصله زمانی در نظر بگیرید. با خودداری کردن از دقت و وسواس زیاد در خصوص طرح ها و برنامه ها، از برنامه ریزی بیش از حد اجتناب کنید.  اِتین گاربوگلی Étienne Garbugliمی گوید: "با دقت و وسواس زیاد در مورد یک وظیفه یا هدف، آن را راحت تر از دست می دهید".

3.      زمانی که شما خیلی سریع و خوب اقدام به عمل می کنید (بدون وسواس و فکر زیاد)، کار بیشتری را انجام می دهید.

بعضی وقت ها شما در باغ نیستید (حواستان جمع نیست)، و در زمان های دیگری قادر به حفظ تمرکز خود برای 12 ساعت هستید. از این زمان ها بهتر استفاده کنید.

4.      شما باید فعالیت هایی که هم برای حرفه و کارتان و هم برای زندگی شخصی تان مفید هستند را دنبال کنید.

کریس گولبی Chris Guillebeau می گوید: "اهداف حرفه ای (مربوط به حرفه و شغل) و اهداف شخصی خود را برای حداکثر کارآیی با هم تنظیم کنید". برای مثال، اگر شما هیچ قصدیبرای رفتن به ژاپن یا انجام تجارت در آنجا ندارید، بهتر است که با صرف چند ماه، یک دورۀ آموزشی را انتخاب کنید که تجربۀ شغلی و حرفه ای شما را بیشتر نماید تا شرکت در دوره های کلاس زبان ژاپنی تقویت کند.

5.      بین فشار آوردن به خودتان و خسته کردن خودتان تفاوت وجود دارد.

برای انجام کار سخت گاهی اوقات لازم است  کم خوابی و شرایط کار بیرحمانه را تحمل نمایید. اما حتی اگر شما بطور باور نکردنی هم اهل زیاد کار کردن باشید، باید زمانی را برای استراحت یا خستگی در کردن اختصاص دهید، چون خستگی زیاد، بهره وروی شما را تا حد زیادی کاهش می دهد.

6.      چندین وظیفه را با هم انجام دادن، باعث عدم تمرکز شما می شود.

مطالعات نشان می دهند که مغز برای تعدیل مجدد تمرکزش، انرژی مصرف می کند. اگر شما هر روز در حال انجام چندین وظیفه با هم  باشید، مغزتان را خسته می کنید.

تکنیک پومودورو (Pomodoro)که از نام ایتالیایی کلمۀ "گوجه" گرفته شده است، از یک تایمر آشپزخانه که به شکل گوجه است برای خلق ایده استفاده می کند.

7.      حواس پرتی ها می توانند کنترل شوند.

سعی کنید از تکنیک پومودورو برای تقسیم کار به دوره های پیوستۀ (متوالی) 25 دقیقه ای همراه با سه تا پنج دقیقه استراحت بین آنها استفاده کنید، یا از نرم افزاری مانند خود کنترلی استفاده کنید که برای صرفه جویی در زمان، شما را از استفاده بلند مدت از سایت هایی مانند فیسبوک (Facebook)یا توئیتر (Twitter)باز دارد.

8.      انجام دادن چیزی کوچک، بهترین راه برای کار کردن است.

ممکن است بخاطر یک ارائه (یا کنفرانس) که باید آن را تمام کنید، در ساعت 8 صبح دچار ترس و دلهره شوید. ذهن خود را با یک وظیفۀ ساده و سریع در مسیری درست قرار دهید، مانند جواب دادن به ایمیل های کاری مهم.

9.      کمال گرابودن می تواند یک  ترمز (مانند راه رفت با عصا) برای فعالیت های روزانه باشد.

یکبار جن جورج اس پاتون (Gen. George S. Patton)گفت: "یک طرح و برنامۀ خوب که الان اجرا شود، بهتر از یک برنامۀ کامل است که هفتۀ بعد اجرا شود".

10.  ساعات کاری بیشتر همیشه موجب بهره وری و کارآیی بیشتر نمی شود.

این فکر را از سر خود بیرون کنید که با نشستن پشت میزتان کار انجام داده اید. هر کاری که می توانید انجام دهید تا وظیفۀ فعلی تان را تا پایان ساعات کاری عادی خود به پایان برسانید، به جای اینکه تا شب کار کنید.

11.  کاری که نیاز به تمرکز فکر دارد  نباید این تمرکز از آن کارمجزا شود.

اگر دائما جریان کاری خود را برای فکر کردن مجدد به چیزی قطع کنید، کم کم به عقب می افتید و پیشرفت نمی کنید.

12.  کارهای بیخودی و الکی باید کنار گذاشته شوند.

اگر هر روز ایمیل بفرستید یا مدام برنام های خود را آپدیت کنید، جریان کاری شما قطع خواهد شد. یک بازه زمانی برای اینگونه کارها اختصاص دهید.

13.  اگر پاسخ دادن به نامه ها و مکاتبات، چند دقیقه یا کمتر طول می کشد، بهتر است که زودتر به آنها پاسخ دهید.

دیوید آلن (David Allen)از اصطلاح "قانون دو دقیقه ای" استفاده کرده است: اگر یک ایمیل بتواند در مدت زمان 2 دقیقه پاسخ داده شود، پس بهتر است به جا کنار گذاشتن آن، سریعا به آن پاسخ داده شود.

14.  زمانی که وظایف سنگین را بصورت تدریجی و در فواصل زمانی منظم در بیاوید، اداره کردن آنها بسیار ساده تر می شود.

نیک سابان (Nick Saban)مربی فوتبال آلاباما، فلسفۀ مشابهی را به نام فرآیند دنبال می کند. به جای اینکه به بازیکنانش بگوید که بر پیروزی تمرکز کنند، به آنها می آموزد که تنها بر آنچه که مستقیما در روبروی آنهاست (فرآیند فعلی) تمرکز کنند. سد کردن حریف، پاس دادن، و گل زدن.

15.  اگر بیش از بیست دقیقه طول می کشد تا شروع کنید، باید کار را تغییر دهید.

اگر به هر دلیلی پیشرفت نکرده اید، شیوۀ خود را به گونه ای تغییر دهید که مؤثرتر و مولدتر باشد.

16.  هیچگاه دو وظیفه، اهمیت یکسانی ندارند.

تهیۀ لیستی از کارهای روزانه، شیوۀ مؤثری برای برنامه ریزی است، اما اولویت دادن آنها بسیار مهم است. روز خود را با کاری شروع کنید که بیشترین اولویت را دارد و زمانی که از لحاظ ذهنی خسته ترید به کارهای کم اهمیت تر بپردازید.

17.  همیشه چیزی را در نظر داشته باشید که واقعا در طول روز باید آن را انجام دهید.

برای کمک به اولویت بندی، تعیین کنید که کدام وظیفۀ پیش روی شما دارای مهمترین اولویت است، و انرژی خود را تا حد ممکن بر روی انجام آن متمرکز کنید.

18.  لازم است که بعضی از کارها و وظایف را به دیگر افراد محول کنید.

برای اینکه واقعا موفق و کارآمد باشید، ترس از محول کردن کارها به دیگری را کنار بگذارید. "اگر کاری توسط فرد دیگر به اندازۀ 80 درصد به خوبی انجام شود، آن را به آن فرد محول کنید". جان سی مکس ول (John C. Maxwell) می گوید که: "افراد موفق چگونه فکر می کنند: طرز فکر خود را عوض کنید: زندگی تان را عوض کنید".

19.  تمرکز بر گذشته، مانع پیشرفت می شود.

خودتان را با موفقیت ها و شکست های گذشته تان درگیر و پریشان خاطر نکنید. به جای آن بر آنچه که پیش روی شماست تمرکز کنید.

20.  یادداشت برداری کنید.

فکر نکیند که شما هر ایده و نظر خوبی که در طول روز به ذهنتان می رسد را به یاد خواهید سپرد. مهم نیست که بر روی چه چیزی بنویسید، دفترچۀ یادداشت، وایت بورد (تخته سفید)، یا هر وسیلۀ دیگری، فقط یادداشت برداری کنید.

21.  حفظ اهداف بزرگتر در ذهنتان، به شما کمک می کند تا روزهایتان را به پایان برسانید.

گاربوگلی (Garbugli)می گوید: "چشمان خود را به روی پاداش یا ارزش واقعی باز کنید. بر اهداف تمرکز کنید نه بر وظایف، آنها را نزدیک و امکان پذیر ببینید."